เมื่อการทำงานในรูปแบบเดิมไม่ตอบโจทย์กับยุคสมัยปัจจุบันอีกต่อไป ยุคที่ทุกอย่างเปลี่ยนเเปลงไปอย่างรวดเร็วเเละไม่อาจคาดเดาได้ง่าย อย่างการเข้ามาของ COVID-19 ที่เป็นตัวจุดฉนวนให้การทำงานรูปแบบใหม่ทีเรียกว่า “Digital” เข้ามามีบทบาทสู่องค์กรมากขึ้นอย่างยิ่งยวด ซึ่งกระบวนการเปลี่ยนเเปลงนี้เราเรียกกันโดยทั่วไปว่า “Digital Transformation” หรือ “กระบวนการเปลี่ยนแปลงด้วยดิจิตัล”

อะไรคือการทำงานรูปแบบเดิม ?

การทำงานรูปแบบเดิม คือ การทำงานที่เต็มไปด้วยกระบวนการที่ซับซ้อน ปรับเปลี่ยนได้ยาก เเละใช้เวลานานในการดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งให้เกิดขึ้น เกิดจากการทำงานด้วยบุคคลเป็นหลัก คาดเดาได้ยาก และเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย มีความเป็นปัจเจกบุคคลสูง (Individual) ทำให้การตัดสินใจหลายๆอย่างไม่เที่ยงตรง และเกิดความล่าช้า เป็นเหตุให้เสียโอกาสทางธุรกิจไปอย่างน่าเสียดาย

การทำงานรูปแบบ Digital เป็นแบบไหน ?

การทำงานแบบ Digital คือ การที่ทุกอย่างเชื่อมต่อเข้าถึงกันหมดไม่ว่าจะเป็นกระบวนการทำงาน(Working process) การสื่อสารระหว่างกัน (Communication) เเละข้อมูลที่ทันเวลา (Real time data) ทำให้การเข้าถึงทุกอย่างมาจากเเหล่งเดียว เหมาะต่อยุคสมัยปัจจุบันที่ทุกอย่างต้องเร็วเเละอัพเดทอยู่เสมอ โดยคำว่า ดิจิทัล นี้คือการใช้เทคโนโลยีและการสื่อสารเข้ามามีบทบาทหลัก ผ่านการเชื่อมต่อที่ไร้สาย รวดเร็ว เป็นโครงข่ายต่อกัน (Connectivity)

Digital transformation คืออะไร ทำไปทำไม ?

“Digital Transformation” คือการเปลี่ยนแปลงธุรกิจโดยใช้ Digital มาเป็นหัวใจในการดำเนินงาน ทุกภาคส่วนของธุรกิจ ซึ่งจะเข้าไปเปลี่ยนตั้งเเต่รากฐานจนถึงกระบวนการทำงาน (Working process) ตั้งเเต่ระดับการตัดสินใจด้านบนจนถึงขั้นปฏิบัติงาน โดยการเปลี่ยนเเปลงนี้มีผลกระทบไปถึงการปรับกลยุทธ์ทางธุรกิจ เพื่อเพิ่มศักยภาพเเละขีดความสามารถให้องค์กรทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด รวมถึงเเข่งขันในภาคธุรกิจได้ดียิ่งขึ้น

ซึ่งการทำ Digital Transformation ที่สมบูรณ์แบบ นอกจากการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ สิ่งสำคัญที่ควรเน้นย้ำระหว่างทางคือ แนวคิดการมีส่วนร่วมของบุคลากรในองค์กร วิสัยทัศน์ของผู้นำที่พร้อมจะรับสิ่งที่เปลี่ยนแปลง การมีและใช้นวัตกรรมให้เกิดประโยชน์ รวมถึงการเก็บรวบรวมข้อมูลต่างๆ เพื่อนำมาวิเคราะห์ต่อยอด การนำสิ่งต่างๆเหล่านี้มาใช้ให้ครบถ้วน จึงจะก่อให้เกิดการทำงานที่มีประสิทธิภาพอย่างเเท้จริงมากที่สุด (Work productivity)

Digital Transformation เริ่มจากตรงไหนดี ?

เริ่มจากเรื่องง่ายๆที่เป็นปัญหาใกล้ตัวองค์กรก่อน อย่างเรื่องการจัดการเอกสาร (Document management) ปฏิเสธไม่ได้ว่าเอกสารเป็นเรื่องหนึ่งที่ไม่จบสิ้น ความน่าเบื่อของคนทำงานไม่ว่าจะเเผนกไหนก็ไม่อาจหลีกพ้น เพราะทุกๆไตรมาสต้องรีบสรุปชี้เเจงข้อมูล เพื่อขอเบิกงบประมาณจากนายเเละเเผนกอื่นๆ หากเลยกำหนดการเป็นต้องเดือดร้อน หรือการต้องคอยมองว่านายจะอยู่ออฟฟิศเซ็นเอกสารไหม

การเข้ามาของดิจิทัลจึงเป็นตัวช่วยสำคัญที่ทำให้การวางแผนงานง่ายมากขึ้น จากเดิมที่ต้องเผื่อเวลาในการรออนุมัติเอกสารเป็นอาทิตย์หรือบางองค์กรระดับหลักเดือน เหลือเพียงหลักวัน กับโซลูชั่น (Solutions) การจัดการเอกสารและระบบอนุมัติออนไลน์ e-Memo (Electronic Memorandum) ที่สามารถจัดการเรื่องเอกสารได้ครบจบทุกขั้นตอนในระบบเดียว

- อัพโหลดเอกสารได้ทุกประเภทพร้อมเเนบไฟล์ไม่จำกัด เเละกำหนดสายอนุมัติได้ตามองค์กรของคุณ

- เเจ้งเตือนทุกเอกสารสำคัญถึงผู้อนุมัติทันทีผ่านเมลและไลน์

- ไม่ต้องเข้าออฟฟิศไปเซ็นเอกสาร สามารถกดอนุมัติได้สะดวกผ่านมือถือ เเท็บเล็ต หรือคอมพิวเตอร์

- ติดตามความคืบหน้าเอกสารได้เสมอว่าอยู่ถึงขั้นตอนไหน กำลังรอการอนุมัติจากใคร

นอกเหนือการจัดการเอกสารที่กล่าวมาข้างต้นแล้วการเริ่มการทำงานสู่ดิจิทัลอย่าง e-Tax (ระบบจัดการและส่งภาษีอิเล็กทรอนิกส์) e-Billing (ระบบจัดการใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์) และ e-Witholding (ระบบจัดการภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย) ก็ช่วยอำนวยความสะดวกผู้ประกอบการสำหรับการควบคุมดูแลธุรกิจได้มากขึ้น

การปรับจากองค์กรที่ทำงาน”แบบเดิม” สู่การทำงาน “แบบดิจิทัล” ทำได้ง่าย เพียงเริ่มจากปัญหาใกล้ตัวขององค์กรก่อน เเล้วจะพบว่าความคุ้มค่าที่ตามมาจากการ Digital Transformation นั้นหาที่สุดไม่ได้